Reglamento Expoactiva 2016
21ª EDICION DE EXPOACTIVA NACIONAL
REGLAMENTO GENERAL
ASOCIACION RURAL DE SORIANO, es la entidad organizadora y la máxima autoridad del evento, dicha organización está conformada por un cuerpo técnico designado por la Comisión Directiva de dicha Asociación.
FECHA Y LUGAR DE REALIZACION
Desde MIERCOLES 16 al SABADO 19 DE MARZO de 2016. La exposición se desarrolla en el predio ubicado al norte de Ruta Nacional Nº 2 en el km. 253.
GENERALIDADES
- El horario de la muestra durante los 4 días es de 9 a 19 horas.
- En el horario en que la exposición se encuentre abierta al público, se contará con servicios de bomberos, policía caminera y ambulancia con médico a bordo.
- La vigilancia del predio se cumplirá las 24 horas, iniciándose dos semanas antes y manteniéndose durante una semana después de la exposición. En el caso de que se contrate servicio extra de vigilancia para cada stand deberá comunicarse con la organización para que la misma esté enterada. La organización no se hará responsable por hurtos, robos o daños dentro de cada stand.
- Las empresas que habiendo contratado su stand, desistan de concurrir o se retiren antes de culminada la exposición, no tendrán derecho a reclamar la devolución de su pago.
- El expositor no podrá ceder, donar, vender, alquilar, transferir, ni compartir el espacio adjudicado.
- Los expositores contribuirán con los fines de la limpieza e higiene durante y luego de terminada la muestra.
- Todo participante que por razones de incumplimiento sea observado y no acate la norma deberá inmediatamente retirarse de la muestra, no pudiendo desarmar su stand hasta la finalización del evento.
- El o los traslados de las máquinas hacia y desde la exposición son por cuenta y responsabilidad de cada expositor.
- El ESTACIONAMIENTO general será “AMIGABLE CON EL MEDIO AMBIENTE”.
Esto implica que estará prohibida la colocación de adhesivos y similares en los vehículos, al igual que la distribución de folletos, revistas, volantes, etc. Todos estos materiales se pueden distribuir ÚNICAMENTE dentro del predio de la estática (pasando la boletería). En el estacionamiento, se dispondrá de personal instruido para lograr dicho objetivo.
RESPONSABILIDAD DEL EXPOSITOR
El expositor en lo civil, penal, laboral y administrativo, es el único y exclusivo responsable por los daños causados a terceros y a su personal y/o cosas.
Será responsabilidad del expositor el asegurase contra todo riesgo propio o de personas ajenas a su personal, no asumiendo Asociación Rural de Soriano ninguna responsabilidad civil que directa ni indirectamente provoque daños de cualquier clase que puedan sufrir los expositores o se causen a terceros.
Todo vehículo que circule dentro del predio de la muestra no podrá ser conducido por menores de 18 años. La velocidad máxima para los vehículos autorizados a circular dentro del predio es de 15 km/h.
En el caso de utilizar CUATRICICLOS, deberá solicitar autorización previa (excluyente) a la organización por email a: [email protected] *
RESPONSABILIDAD DEL ORGANIZADOR
Será responsable de poner a disposición del expositor el predio cedido y lo convenido en la oportunidad. En circunstancias especiales que la muestra deba ser postergada, se comunicará inmediatamente a los expositores por la vía habitual de contacto.
La organización cuidará el normal desarrollo del evento, tomando las medidas necesarias para que esto ocurra, por ejemplo frente a condiciones climáticas adversas, podrá modificar la diagramación de la estática en caso de ser necesario.
ARMADO Y DESARME
El expositor podrá comenzar a armar su stand con 15 días de anterioridad al día de apertura del evento. En caso de anticipar el armado, se deberá coordinar con la organización.
El miércoles 16 (día de apertura) no realizaran armados de stand los cuales deben quedar prontos el martes 15 a última hora. *
El desarme de los stands se podrá realizar a partir del sábado 19 desde las 20 hs, no se recibirán solicitudes para cambiar este horario. En caso de no haber confirmado a la organización de mantener una estructura permanente en el predio, el expositor tendrá un plazo de una semana para desarmar su stand y retirar la totalidad de la maquinaria y objetos varios. Todo el armado y desarmado, traslados y demás trabajos que se generen irán por cuenta exclusiva de cada expositor.
Finalizada la muestra, el expositor deberá dejarle a la organización los datos de la persona encargada de desarmar el stand en su totalidad. La organización no se responsabiliza por el cuidado, rotura o faltante durante el desarme.
La organización hará todos los esfuerzos para conseguir el servicio de carga y descarga de los equipos de maquinaria (grúa, retro). Este servicio es sin costo y se brinda en el horario de 9 a 16 horas. Luego de las 16 horas el costo y coordinación de este servicio será responsabilidad de cada expositor con el proveedor del servicio.
Los vehículos que formen parte del stand (tractores, camionetas, sembradoras, casas rodantes etc. para exhibir) deberán quedar en forma permanente en el mismo no pudiendo entrar y salir todos los días.
Para un mayor orden y seguridad en el armado y desarme la organización solicitará los datos completos (Nombre, Cédula y Teléfono) de las personas que integran el equipo de armado y desarme. Estos datos deberán ser proporcionados a la organización a [email protected] antes del 25 de febrero próximo.
Ningún elemento de armado y decoración podrá exceder ni afectar los límites del stand contiguo.
El expositor deberá tomar las máximas precauciones de seguridad laboral en relación a los equipos o partes en movimiento, quedando bajo su responsabilidad y cargo los eventuales accidentes.
En caso que la organización brinde algún tipo de estructura básica, se prohíbe pintar, agujerear, atornillar y clavar sobre estas estructuras. No se pueden usar cementos de contacto ni colas adherentes en paneles, paredes y piso. Todo daño constatado será de cargo del expositor. Todos los materiales de decoración y armado del stand n ser de la menor combustibilidad.
Los elementos utilizados para decorar el stand, como granza, semillas, arena, pedregullo, etc. deberán ser retirados por el expositor al finalizar el evento, debiéndose colocar debajo de éstos un nylon o similar para facilitar su posterior retiro.
Si los mismos no son retirados a los 15 días posteriores al evento, la organización se hará cargo sin reclamos de los mismos.
La organización alquilará fardos redondos y cuadrados, mástiles y brindará servicio de pocera los cuales deberán abonarse en el predio, al momento de su contratación.
A los efectos de cumplir con las solicitudes y mantener un orden, recomendamos reservar con tiempo estos elementos y servicios por email a [email protected] y/o [email protected] *
La organización brindará el suministro de energía eléctrica del 10 al 24 de marzo. En cada stand se colocará una llave térmica acorde a la potencia adjudicada, prohibiéndose cualquier conexión que evite el normal funcionamiento de la llave.
La energía eléctrica asignada a cada expositor será de 1 kilowat hasta 200 metros cuadrados de superficie contratada, y aumentará su carga a razón de 1 kilowat cada 200 metros de ampliación. La misma será Monofásica 220, por más especificaciones consultar con la organización.
En los casos en que los expositores requieran una mayor carga, se deberá plantear a la organización al momento de confirmar su stand (excluyente), haciéndose la consulta directamente con el instalador. No se contemplarán solicitudes de amplitud de carga a último momento. *
Las conexiones internas de cada stand, serán de cargo y responsabilidad del expositor, no siendo responsable la organización, de los perjuicios o inconvenientes que pudieran surgir ante conexiones o instalaciones mal realizadas.
La organización se reserva el derecho de inspeccionar las conexiones internas de cada stand y en caso de detectar anormalidades, suprimir las mismas. El expositor deberá comprometerse a la devolución de las llaves térmicas generales que instale la organización. *
ACREDITACIONES
Los expositores que contraten servicios extras como catering para brindis en sus stands o sala de conferencias, promotoras entre otros, deberán acreditarlos por mail días antes de iniciado el evento con la organización, detallando día, hora y nombre de la empresa que realiza el servicio para dar el detalle a los encargados de puerta de ingreso.
ACTIVA Y/O MAQUINODROMO
Las demostraciones de maquinaria se realizarán de acuerdo al criterio de la organización con el fin de resaltar la muestra.
La organización se encargará de diagramar el cronograma de las actividades a mostrar, comprometiéndose a realizar una demostración por día de cada maquinaria, pudiendo repetir 1 ó más demostraciones en el caso que el tiempo o el interés del público así lo requieran.
La inscripción de los implementos a mostrar, tanto para el maquinódromo como para la activa, se realizará vía mail a: [email protected] con la debida anticipación para coordinar las demostraciones, debiendo enviarse las especificaciones antes del 01 de marzo 2016.
A partir de esta fecha la organización se reserva el derecho de admisión para estar presente en el sector activa.
Los participantes de la activa dispondrán de lo que se detalla a continuación para la realización de los distintos trabajos:
- Cultivo para picar, cortar y enfardar.
- Áreas para distintos trabajos, pulverizadoras y fertilizadoras.
- Áreas para siembra directa.
- Áreas para cosecha.
- Áreas para movimiento de tierra.
- Circuito de demostración de automóviles y camionetas.
- Área para demostrativo de maquinaria forestal.
La superficie que cada implemento disponga para la demostración, quedará definida por el número de implementos presentado y capacidad de labor de los mismos.
Se realizarán reuniones previas al evento, con carácter organizativo. Los expositores, al momento de inscribir máquinas en la activa, deberán dejar el teléfono de la persona responsable y el contacto de la empresa en la exposición.
Se aconseja traer los implementos limpios y en condiciones de funcionamiento, quedando bajo responsabilidad del expositor que la maquinaria se encuentre en condiciones de trabajo en el momento de las demostraciones. Los implementos y operarios deberán contar con el equipo exigido por las normas de seguridad vigentes.
Los ensayos y regulación de máquinas, se realizarán el martes 15 de 14:00 a 18:30 hs. Queda prohibido realizar cualquiera de estas tareas luego de comenzada la muestra.
La organización resaltará las especificaciones durante la demostración del implemento.
El orden de lectura para aquellas empresas que hayan convenido previamente con representantes de tractores o en su defecto aquellos que la organización aporte, será: primero la herramienta y luego el tractor.
Mientras el locutor especifica cada herramienta, el resto de la maquinaria deberá mantener los motores apagados para no dificultar la audición de los presentes.
Aquellas empresas que deseen hacer demostraciones activas dentro de su stand, deberán coordinar las mismas con la organización (excluyente).
Las empresas no podrán retirar maquinaria alguna para la activa, que se encuentren en exposición dentro del recinto de la estática, salvo permiso de la organización.
Las empresas que no dispongan de tractor para la movilización de la máquina en la activa, podrán gestionarlos directamente con representantes de tractores que participen en la muestra o solicitarlos al equipo de la activa de la organización.
Los trabajos con las máquinas en la activa, serán responsabilidad de las empresas.
Para su máximo aprovechamiento, los equipos tendrán que estar listos en la cabecera con media hora de anticipación a las 9 horas, siendo la organización la encargada de definir los trabajos y el orden de salida de cada herramienta, teniendo en cuenta el tipo y sus características. Las mismas no podrán retirarse o llegar al campo en la hora que esté habilitado al público. De noche, quedarán en un lugar a designar y agrupadas para su mejor vigilancia general.
Se autorizará el ingreso debidamente identificado por la organización de hasta 2 vehículos por empresa participante en activa. Dispondrán de un estacionamiento marcado en el plano general, para los tiempos que no estén realizando demostraciones con sus máquinas.
Los vehículos de apoyo de la activa, no podrán circular dentro de la estática.
La organización se reserva el derecho de admisión parcial o total de empresas y herramientas en la activa.
Las empresas que participen de la activa, podrán colocar en el sitio que se realizará la demostración de su maquinaria un cartel de 1 metro de alto x 1,5 mts. de largo el que deberá ser confeccionado por la propia empresa. La instalación será responsabilidad de la empresa participante y el lugar del mismo se coordinará previamente en conjunto con la organización.
PUBLICIDAD EN EL PREDIO
SOPORTES PUBLICITARIOS Y SALA DE CONFERENCIAS
En la página web www.expoactiva.com.uy estarán a disposición las distintas opciones de espacios publicitarios y horarios de conferencias para contratar, como así también todos los soportes publicitarios que se distribuyen en el predio.
En caso de colocar materiales publicitarios fuera de su stand, sin la debida contratación previa, el valor de los mismos los fijara unilateralmente la organización facturándose una vez terminado el evento.
SERVICIOS DE COMIDAS Y BEBIDAS
La exposición contará con una plaza de comidas donde se incluirán los servicios gastronómicos previamente contratados por la organización.
El lugar de cada puesto en la plaza de comidas, será definido únicamente por la organización. También la distribución en los caminos centrales de la estática, de los puestos de refrescos y comidas al paso, los cuales pueden no estar especificados en el plano general de la exposición.
La Asociación Rural de Soriano otorgará concesiones de ventas y servicios en exclusividad, tales como: helados, cigarrillos, bebidas sin alcohol, cerveza, yerba, etc. y proveerá de los mismos a comedores y puestos. Aquellos que incumplan dicha regla, serán retirados de la exposición sin derecho a reclamo y no serán tenidos en cuenta para futuros eventos. De ocurrir alguna sanción o reclamo de la marca, será bajo su total cargo.
Los precios de las bebidas serán fijados por la Asociación Rural de Soriano y deberán ser puestos a la vista del público en cartel o pizarra y respetados por los vendedores.
Los locales gastronómicos deberán exhibir frente al local un detalle del menú con sus respectivos costos.
La organización proveerá dentro del predio de venta directa de agua y refrescos ya que los expositores deberán solucionar de esta forma el expendio de bebida dentro del predio para sus eventos.
Por la normativa de seguridad vigente, quedará prohibido el consumo de bebidas alcohólicas, durante los horarios en que se realicen demostraciones en la activa.
Las firmas expositoras quedarán obligadas a respetar los derechos adquiridos por los concesionarios y de no ser así, la organización trasladará a quien no acate esta norma, los perjuicios que la misma ocasione. No se podrán introducir al predio, a efectos de su consumo, distribución y/o venta, ni menciones publicitarias de marcas competitivas de los rubros a los cuales fue otorgada la licitación.
Toda situación no prevista será resuelta de acuerdo al espíritu del texto del presente Reglamento General. Los organizadores se reservan el derecho de interpretarlo de forma inapelable en caso de duda o discrepancia.